キャムが考える中小企業の在庫管理

「中小規模の卸売業・小売業者が抑えるべき在庫管理のポイント」では、在庫管理とは在庫を適切に管理することだけが目的ではなく、売上・利益の増加、キャッシュフローの改善、在庫の品質改善にまで効果があるとても重要な活動であること、そしてこうした目的の達成や効果を得るために在庫自体にスポットを当てた分析だけでなく、在庫に関する業務全体を俯瞰した現状分析から取り掛かるべきであること、その上でシステムの導入等の自社に合った打ち手を検討し仕組み化することを説明しました。 今回はその続編として、在庫管理の流れを押さえた上でヒト・モノ・カネといった経営資源に限りのある中小企業にとって、どのような在庫管理ツールをどのような場面で使っていくべきかについて説明します。

在庫管理の流れとポイント

在庫管理の流れは［入庫→保管→出庫］といたってシンプルですが、在庫管理の前後の流れまで押さえなければ全体を見据えた改善にはつながりません。入庫の前には発注があり発注の前には受注がありますし、出庫の後には配送があり配送の先に納品があります。更に出荷をしたことで実在庫は減りますから、欠品による販売機会の損失とならないように、減った分の在庫を抜かりなく仕入・購買、あるいは生産しなければなりません。そもそも在庫管理の理想形とは何でしょうか？可能な限り在庫がゼロになるよう、入庫された商品が倉庫を単に通過する※ように即座に出荷していくという状態ではないでしょうか。しかし、多くの中小企業では在庫をゼロとなるような理想形に持っていくにはある程度の設備や人手が必要なことと、商流や業者間のパワーバランスの問題等からなかなか実現することは難しく、できるだけ理想形に近づけるよう入庫・保管・出庫の各プロセスにおける管理のポイントを押さえ、コントロールする必要があります。

入庫をコントロールするには、過剰発注→過剰在庫を抑えるために常にどの在庫がどれだけの量あるのかを把握することと、これまでの入出荷の状況から将来の需要を予測し、その予測に基づき発注をかけることが重要です。

保管をコントロールするには、在庫を把握しやすいようにどの在庫がどの場所にどれだけの量を置くのかをルール化して運用することが重要ですが、商品の種類・数が多かったり場所が手狭であったり等の管理上の制約条件がある場合には、フリーロケーションといって場所を限定しない管理手法を検討する必要があります。

出庫をコントロールするには、仕入・購買・生産のコントロールが必要ですが受注・発注との連携が不可欠です。受注・発注が発生し出荷するまでに、商品を補完するための仕入・購買・生産の所要時間を計算し、その所要時間に間に合うように仕入・購買・生産を行います。

以上が、在庫管理の流れとポイントですが、ヒト・モノ・カネに限りのある中小企業にとっては、いかに省力化・脱属人化を図りつつ在庫管理の適正化を実現していくかが焦点となりますので、次節では中小企業に必要な在庫管理ツールと使いどころについて説明します。※こうした通過型の倉庫をTC型（トランスファーセンター）といい、TCは在庫することなく入庫された商品を仕分けして即座に出荷するためのセンターで、スーパーマーケットやコンビニエンスストア、量販店等の小売業者が利用することが多いです。一方で、保管型の倉庫をDC型（ディストリビューションセンター）といい、入出庫だけでなく在庫の保管や荷合わせを行う総合的な倉庫機能を有したセンターもあります。

中小企業に必要な在庫管理ツールの種類と使いどころ

在庫管理のシチュエーションとしては、倉庫や店舗等で実際の商品・在庫のチェックを行う「現品系業務」と、バックオフィスで取引・在庫データを管理する「事務・情報系業務」の2つに分けられます。現品としての在庫と、情報としての在庫がリンクしている状態を「情物一致」といいますが、中小企業の在庫管理においてもこの「情物一致」を目指すことが一つのゴールとなり、その目的達成の手段として様々な在庫管理ツールがありますので、それぞれのメリット・デメリット、そして使いどころを理解することが重要です。それでは代表的なツールをいくつか紹介します。

先ずは「現品系業務」の在庫管理ツールとしてイメージできるのは、ハンディターミナル等の検品機能を有するデバイス類ではないでしょうか。ハンディターミナルのセンサーで商品に付いているタグやバーコード等から読み取った情報を、在庫管理システムやERPと同期・連携することで入出庫・保管のリアルタイムな在庫情報を管理することができ、蓄積したデータを分析することで需要や財務の予測を立てることができます。一方で、ハンディターミナルは多くの場合1機あたり十数万円の機器費用が必要で、十分に管理するだけの台数を揃えるとなると企業にとって大きな費用負担となります。最近では、スマートフォンのアプリやフィンガースキャナといって指にはめるタイプのスキャナをBluetooth等でスマホと接続して商品を検品するツール・ソリューションがあります。スマホやフィンガースキャナは1機数千円～数万円で調達することができますので、中小企業にとってはこうしたツールを導入・活用した方が費用面での負担を軽くすることができます。

次に「事務・情報系業務」の在庫管理ツールとしては、無料で使用できるExcelやスプレッドシート等の表計算ソフトを使用している会社は多いかと思います。こうした表計算ソフトであれば、無料でしかも自分の好きな構成で在庫管理ができるメリットがある一方で、他のシステムとのシームレスな同期・連携が出来ず、業務全体の管理としてはやや不向きな面がございます。そこでお勧めしたいのが在庫管理システムやERPといったソフトウェアシステムで、これらであればシームレスな在庫管理を実現することができます。こうしたソフトウェアの中で特におすすめしたいのが、PCやタブレットとインターネット環境さえあればいつでもどこでも使用できる「クラウド型」のシステムです。また、システム導入の目的によりますが在庫管理に特化したシステムを導入したい場合は在庫管理システムが適しており、販売管理や財務会計、その他の管理も一つのシステムにまとめたい場合はERPが適しています。なお、ややこしいのが「在庫管理システム」の他に「倉庫管理システム」と呼ばれるソフトウェアがあり、これらはその果たす目的から有する機能が異なる点に注意が必要です。在庫管理システムはその名の通り、在庫の保管・移動等をトータルに管理しますが、倉庫管理システムは場所が倉庫内に限定されている一方で、在庫に限らず倉庫業務の人員管理等、倉庫内のあらゆる業務を管理することを目的としています。

まとめ

在庫管理の流れはいたってシンプルなものの、商品・在庫の種類・量が多くなると管理が難しく、在庫管理ツールを上手く取り入れて在庫管理の理想形である入出庫をコントロールし、可能な限り在庫をゼロに持っていく仕組み化が重要です。また、「中小規模の卸売業・小売業者が抑えるべき在庫管理のポイント」で説明したように、在庫管理ツールを導入することを第一と考えるのではなく、在庫管理の目的や効果を見定めて現状分析を行い、ツールの導入と業務改善の両軸で取り組んでいきましょう。当社のクラウドERP「キャムマックス」は在庫・倉庫管理に強いERPで中小企業に利用しやすいよう細部まで設計されていますので、ご要望やご相談等ございましたらお気軽にお問い合わせください。