［近日リリース予定！］キング・オブ・管理？「予実管理」をざっくり解説！

皆さんは「予実管理」という言葉を聞いたことがあるかと思います。筆者もこれまでイヤという程聞いてきた言葉です（苦笑） 企業活動には販売管理、購買管理、生産管理、在庫管理、倉庫管理等、●●管理という管理業務が多く存在しますが、予実管理は企業活動のKGI（重要目標達成指標のこと。KPIではない！）である売上高、売上総利益、営業利益等を総合的に管理・分析するため、他の管理業務を各論とするなら予実管理は総論的な位置づけと言えるでしょう。言い過ぎかもしれませんが、筆者は予実管理をキング・オブ・管理と捉えております。 そのような予実管理ですが、満を持して当社のクラウドERP「キャムマックス」にも予実管理機能が近日中に追加される予定です。 今回は、はじめに予実管理のおさらいをして、次にキャムマックスの予実管理機能をざっくりとご紹介します。

予実管理とは何か？

予実管理とは読んで字のごとく、「予定（計画）」通りの「実績」になっているか、予定と実績の差分がどの程度あるのかを確認し、さらにその原因は何かを分析して次の期間までに経営や業務の改善に活かす管理業務を指します。 具体的には、年次・月次の損益計算書、キャッシュフロー計算書等（及びこれら計画のベースとなる販売計画、購買計画、生産計画、設備投資計画、人員計画、資金計画等）といった計画）を期首までに策定し、期が始まったら月次・四半期・半期・通期といったタイミングで実績と差異要因を確認・分析し、次の期間までに改善を図っていきます。 ここで悩むのがどの程度の粒度で計画を策定するかという問題です。KPIや係数・因数を細かく設定しても実際に予実の比較ができないのであれば意味がありませんし、そのような計画は策定した人の自己満足に過ぎない無用の長物です。大事なのは策定した計画の数値が須らく実績と比較できることですので、売上高、売上総利益、営業利益を構成するKPIや係数・因数がトレースできる粒度なのか？そして何よりそもそもその数値は全体として重要性や影響度の高いものなのか？を考えることです。

中小企業にこそ予実管理が必要なワケ

戦略・施策・計画を練ってから実際の事業活動に取り組む、その結果を検証・分析してまた次の計画立案と実行に繋げる…いわゆる「PDCAサイクル」ですが、これが大事なことは皆さん百も承知のことでしょう。 しかし、これが出来ている中小企業はほとんどいません。行き当たりばったりとは言いませんが、「戦略」をすっ飛ばして安易で短絡的な「戦術」や「施策」に走り、さらには簡単な「計画」ですら作らないケースが散見されます。また、よしんば計画を作っても、実績と突き合せないというケースも多いです。これでは会社がどこを目指しているのか分かりませんし、やった結果が良いのか悪いのかも判断できません。

予実管理は中小企業にこそ必要です。確かに当初は計画通りにいくことの方が稀ですし、最近ではVUCAと呼ばれる不確実性の高い時代に計画自体不要という意見すら見聞します。ですが、予実管理のPDCAを繰り返していけば段々と経営や業務の精度が上がっていき、その結果事業継続の予見性も高まり、外部環境の変化にも耐え得る強靭・盤石な経営基盤を築くことができます。 逆に言えば、ヒト・モノ・カネ・情報といった経営資源に限りのある中小企業が計画を立てずにただただ漫然と事業をしていては、ムリ・ムダ・ムラのある業務を特定・改善するキッカケを掴むことができず、今とこれからの状況が良いのか悪いのかも分からず仕舞いな放漫経営に陥ってしまいます。 そうならないように、はじめは簡単な計画と実績のチェックで良いので予実管理をする癖を付けていきましょう。

キャムマックスの予実管理

予実管理は重要ですが、様々な部署から様々なデータを集めて分析していくため、如何せん骨の折れる作業になりがちです。しかし、当社のクラウドERP「キャムマックス」であれば販売・購買・在庫・倉庫・会計といった他の取引データと紐づいており、デバイスとネットワークさえあればいつでもどこでも閲覧・操作できるため、わざわざ予実管理のために方々からデータ収集・分析をする必要がありません。 キャムマックスでは損益計算書、貸借対照表、キャッシュフロー計算書等の財務諸表についてはリリース当初より月次・年次ベースでの予実管理が可能ですが、近日リリース予定の機能は、部門別、営業担当者別、顧客別、商品のブランドやカテゴリ別等、多様な切り口で売上高と売上総利益の予実、そして前年対比が可能になります。

▼ 予算区分にて多様な切り口で予実・前年対比が可能に

▼ 期間指定、部署指定、担当者指定ができCSVやExcelにダウンロードできる他、項目の表示・非表示や並び順をログイン者別に設定できる

上記の新機能で一歩踏み込んだ予実管理を行い、皆様の経営・業務の改善に役立てていただけますと幸いです。

まとめ

予実管理は企業が今後も成長・持続するために必要不可欠な業務です。一方で、「計画倒れ」や「管理疲れ」を起こさないように、トレースできる粒度でしかもインパクトの大きな数値にフォーカスして計画を作ること、そして当社クラウドERP「キャムマックス」のように、取引データが一元的に管理できるシステムで簡単・スピーディーに予実を確認・分析することでムリ・ムダ・ムラのない予実管理を実現していきましょう。