在庫管理とは？今すぐ解決出来る業務効率化の方法

在庫管理の目的と重要性

在庫管理の主な目的は、必要な商品や資材を適切な数量とタイミングで把握しておくことです。これはとても重要で、疎かにしてしまうと業績や業務に悪影響を及ぼす要因になります。

適切な在庫管理を実践することで、在庫が過剰になったり不足することによるコストの上昇や機会損失を予防できるため、企業の収益・利益を最大化する上で極めて重要であり、また顧客への納品の遅れを未然に防ぎ、企業の信用力を保つ役割を果たします。

在庫管理で得られる5つのメリット

正しい在庫管理は企業に多くのメリットをもたらします。その主なメリットは以下の通りです。

コスト削減

適切な在庫レベルを維持することで、保管コストや廃棄物の削減が可能です。

キャッシュフロー向上

過剰在庫を抑えることで収入と支出のバランスを保ち、事業資金の効率的な運用が可能になります。

顧客満足度向上

需要に応じて商品を提供することで、顧客の要求に迅速に対応し、満足度を向上させます。

生産効率向上

在庫の正確な見通しを持つことで、生産スケジュールを調整しやすくなり、生産効率が向上します。

競争力強化

迅速な納期達成や適正価格での提供が可能になり、競合他社との差別化が図れます。

正しい在庫管理はビジネスの長期的な成功において欠かせない要素であり、組織全体の効率と収益を向上させる施策として重要です。

在庫管理の課題

在庫管理は、企業の業績や業務に大きな影響を与える要素の一つですが、その実施には多くの課題が伴います。

過剰在庫と不足在庫のリスク

過剰在庫の懸念

在庫を余分に抱えることは、企業にとって負担になる可能性があります。

過剰な在庫は保管費用が上昇したり、商品が陳腐化してしまい、キャッシュフローの悪化や在庫価値の減少といった結果を引き起こす可能性があります。

在庫不足の課題

一方で、適切な在庫を維持しないことによる在庫不足も良くありません。

商品の提供が遅れたり注文が受けれない状態が続くことで顧客満足度が低下し、信頼が揺らぐことがあります。

また、急な需要増に対応できない状況では、販売機会を逃す可能性もあります。

在庫のロスや品質劣化の問題

在庫の損失に関する課題

保管場所の管理不足や商品の経年劣化、賞味期限切れなどにより、商品が廃棄されたり盗難や損傷などで在庫が損失することがあります。

品質の劣化に関する課題

在庫を適切な条件で保管しない場合、品質の劣化のリスクがあります。

特に食品や医薬品などは品質維持が重要であり、温度や湿度の変化、日光にさらされることで品質が低下することがあります。

品質が劣化した商品を顧客へ届けてしまうとクレームになってしまいます。

在庫の適切な管理は、これらの課題を最小限に抑えるために重要です。

バランスを取りつつ、過剰在庫と不足在庫のリスクを避け、在庫のロスや品質劣化の問題にも対処することが求められます。

在庫管理業務を効率化する具体的な手法

業務の効率化は、企業の競争力を向上させるために不可欠です。

特に在庫管理においては、適切な効率化手法を取り入れることで、コスト削減や業務のスムーズな遂行が期待されます。

在庫管理システムやクラウドサービスなどの自動化ツール

システムを導入することで日々の業務の効率があがったり、ミスなどを防ぐことで作業工数が大きく削減できることが期待できます。

在庫管理システムの導入

在庫管理システムは、手作業で行う在庫管理を効率的に行うためのツールです。

これにより、在庫の発注や追跡、リードタイムの計算などが自動化され、ヒューマンエラーや作業時間の軽減が見込まれます。

また、在庫の状況をリアルタイムで把握できるため、仕入などの判断や需要変動への対応が向上します。

クラウドサービスの活用

WEB上で在庫管理ができるクラウドサービスの活用により、在庫情報が集約されるのでいつでも、どの場所でもリアルタイムで情報が共有されます。

複数の拠点からアクセスできるため、社内の連携が乱れることも少なくなります。

またクラウド上でのデータ管理はセキュリティやバックアップの観点からも有益であり、業務の柔軟性が高まります。

在庫の見える化するためにリアルタイム監視の導入

在庫の見える化とは、在庫の状態や変動をリアルタイムに可視化することを指します。

リアルタイムで在庫状況をモニタリングすることで、需要の急な増減や在庫の過不足を速やかに把握し、素早い対応ができるようになります。

最適在庫量の算出や需要予測の活用

需要予測を活用することで、将来の販売量や需要の変動を見込んで、最適な在庫量を計画することが可能です。

こうすることで、在庫が過剰になることや不足することを予防し、事業資金の有効な活用が期待されます。

供給元との連携強化しリードタイムを短縮

リードタイムとは、発注から商品の納品・到着までの期間を指します。

この期間を短縮することで、在庫を速やかに補充でき需要に柔軟に対応できるようになります。

供給元と協力し、正確な納期情報や製造進捗を把握することで、生産スケジュールを調整しやすくなり、在庫を適切なタイミングで調整することが可能になります。

在庫管理システムとアナログ管理の違い

在庫管理システムについてご説明する前に、まずは在庫管理をアナログで行うとはどういうことかについてふれてみましょう。

在庫管理をアナログで行う場合、例えば商品が入荷(出荷)した時に、どんな商品がどれだけ入荷または出荷したかの情報を把握する必要があります。

その情報を一時的に記録するものが『棚札』と呼ばれる用紙です。

商品ごとに割り当てた棚札へ、入荷もしくは出荷した商品の情報(商品ナンバー・ロットナンバー・注文ナンバー・数量)を記録します。

最後に複数ある棚札を回収して、記録した内容をまとめてエクセルへ手入力を行い、在庫の変動を記録するという流れです。

また、棚卸ではエクセルにまとめた在庫数と実際の在庫を照らし合わせ、差異がある場合は、原因を調査し是正します。

差異が多ければ多いほど調査する時間が増え、結果的に余計な工数がかかってしまうというわけです。

在庫差異が生じる主な原因は、棚札への記入ミスや記入漏れ、エクセルへの入力ミスなどの人的要因が考えられます。

人の手が加われば手間がかかる上に、間違いが生じることは当然のことと言わざるを得ません。

その手間と間違いを解消するツールとして、小売りや卸売・製造業の会社に欠かせない存在となっているのが、これからご紹介する『在庫管理システム』と呼ばれるソフトウェアです。

在庫管理システムとは商品の在庫状況をデータ化した上で、これまで手入力や手計算で行なっていた入出庫処理や棚卸をコンピュータで自動処理するしくみのことを指します。

在庫管理業務の効率を向上させる目的として広く使われているシステムです。

在庫管理ソフトにおけるオンプレミスとクラウド、パッケージの違い

在庫管理システムとひとえにいってもオンプレミス、クラウド、パッケージといくつか種類があります。ここではそれぞれのメリットデメリットをご紹介します。

オンプレミスとは？

オンプレミスとは自社にサーバやソフトウェア、ネットワーク機器を設置し、それらを活用してシステム運用することを指します。

オンプレミスのメリットは利用者の希望に沿った機能をカスタマイズで追加できるため(予算さえクリアできれば)パッケージやクラウドと比較して大幅に運用を変える心配が少ないことが挙げられます。

デメリットとしてはオーダーメイドであるがゆえに追加費用が膨れ上がる可能性が高くなること。

また、自社にサーバやネットワーク機器などのハードウェアを設置するため、設置スペースやそれらを管理する人員、ハードウェア利用時に発生する光熱費などを全て負担しなければなりません。

クラウドとは？

クラウドのメリットとしてはインターネット環境さえあればどこでもアクセスすることができるため、リモートワークにも適したシステムであるといえます。

また、オンプレのようにサーバ、UTMなどのハードウェアを管理する人材を確保する必要がないので、人材確保や設置スペースなどの不安が解消されます。

クラウドのデメリットはインターネット環境に不具合が生じると、その間にシステムが使用できない点が挙げられます。

パッケージとは？

パッケージは必要な機能をあらかじめ備えたソフトウェアのことを指します。

パッケージのメリットはオンプレミスより安価であること。

デメリットとしては標準外の機能をカスタマイズで追加したい場合に、多額の費用がかかるという点があります。

ソフトウェアによっては機能追加自体ができないということも起こり得るため、パッケージシステムを導入する前に、どのような機能が備わっているのか、さらには将来的に追加したい機能も標準で備わっているか？あらかじめ確認することをおすすめします。

在庫管理システムのメリット

在庫管理システムを導入することは、多くの企業にとって業務の効率化やコスト削減や在庫管理の品質を向上など多くの利点を享受できることが期待されます。

在庫管理の工数削減、ケアレスミスを減少させることによる業務効率化や顧客満足度の向上

在庫管理システムの導入により、在庫の入出荷の確認作業がリアルタイムで管理画面で確認できるので、数え間違いなどのヒューマンエラーやケアレスミスのリスクが減少し、他の業務に集中する時間が増え、全体の業務の効率が向上します。

また、システム化することで適切なタイミングで商品を提供する能力が向上し、顧客へのサービス品質が向上します。

在庫管理システムの導入は属人化を解消する

従来の在庫管理では、特定の従業員が独自の方法で在庫を管理する「属人化」が問題となることがありました。

この属人化は、その従業員が欠勤や退職した際に情報の引き継ぎが困難となるリスクを孕んでいます。

しかし、在庫管理システムを導入することで、属人化の問題を解消します。

個人のスキルに頼らないシステム化された在庫管理は、人員の入れ替わりや休暇などの場面でも一貫性を保つことができます。

新たなメンバーがシステムを利用して効果的に作業できるため、業務の継続性を確保しやすくなります。

在庫管理システムのデメリット

デメリットとしては、今までの在庫管理の運用を変更しなければいけないため、担当する従業員の方へ新しい仕組みを理解していただき、同時に仕事の仕方を変えなければいけないことを心構えなければなりません。

特にこれまで紙の運用に慣れた方の中には、いきなりパソコンを使って在庫管理するのは抵抗がある人もいるでしょう。

そのような方が困らないために、システム導入には移行期間を定めるのが一般的です。

3ヶ月から半年ほど移行期間として、紙による運用とシステム利用を同時並行で行い、練習し慣れてもらうというのが通常の移行手順になります。

さらに世の中にある在庫管理システムには電話やメールによるサポートが付随している場合が多いため、わからないことがあればすぐに確認できる安心感もあります。

在庫管理システムの機能を解説～効率化を実現する活用法

それでは在庫管理システムで具体的にどのようなことができるのか？ここで一例をご紹介します。

商品の入庫処理

前項でも説明した通り、今までの在庫管理は仕入先から商品が入荷すると『ロットナンバー・注文ナンバー・数量』などの情報を棚札に記録し、その後にエクセル入力するというのが通常の流れです。

これが在庫管理システムを利用するとその流れが劇的に変わります。

入荷時に『ハンディターミナル』と呼ばれる読み取り機で商品のバーコード、または現品票の文字列を『ピッ』と読み取るだけ。

たったそれだけで『入荷した商品についての情報』をハンディターミナルに吸い上げることができるんです。

そして最後にデータ転送ボタンを押すだけでデータがシステムに転送され、あとは自動的に入庫処理されるというしくみです。

とっても簡単ですよね。たったこれだけの対応で入庫処理を終わらせることができるわけです。当然ながら工数を大幅に短縮することができる上、棚札への記入もエクセルへの入力作業も不要なため、ヒューマンエラーが発生する確率が限りなく低くなるというメリットも生まれます。

また、記入ミスや入力ミスが減ると棚卸差異を減らすことができるので、棚卸作業の時間短縮につながります。

ハンディターミナル導入で作業効率を改善

在庫管理をしていてこんな経験をしたことはありませんか？

• 入庫処理で商品の現品票に記載された商品コードとロットナンバー等の情報を、入荷した商品とは違う棚札へ記入してしまった
• 棚札に記入された数字の『1』を『7』と見間違えてエクセルへ入力してしまった
• 納品書に記載されている商品コードをエクセルに入力する時に、0を多く入力してしまった

いずれも在庫管理ではよくあるミスの実例ですね。

これらのミスを防ぐ対応策として『ハンディターミナル』を活用するという手段があります。

ハンディターミナルとは商品に付随しているバーコードや現品票の文字列から商品ナンバー・注文ナンバー・ロットナンバー・数量などの情報をデータとして読み取り、さらには在庫管理システムにデータ転送できるという便利な携帯端末のことを指します。

アナログの在庫管理のように、棚札への記入やエクセルへの入力が不要なため、業務効率化の実現とヒューマンエラーを防ぐことが可能です。

安価で導入できるスマホハンディの登場

ハンディターミナルが便利な端末だとご理解いただけたでしょうか。一度使ってみたらその便利さを実感することができるでしょう。

しかし、ハンディターミナルの価格は一台20万円前後するものもあるため、実際に導入するとなるとある程度のコストがかかってしまいます。

そこで最初からハンディターミナルを導入するのではなく、まずはスマホハンディを試しに使ってみることをおススメします。

スマホハンディとはその名前の通りスマートフォンをハンディターミナルとして利用できるアプリで、手元にあるスマートフォンにインストールするだけですぐ使える手軽さがウリです。

手軽である分、堅牢性や読み取り精度はハンディターミナルよりは劣る傾向にあるものの、無料で使えるアプリもあるので高価な専用端末を購入する前に、まずはスマホハンディでバーコードの読み取りを試してみることをオススメします。

IoTデバイスによる在庫のリアルタイムトラッキング

IoTデバイスは、センサーやネットワークを活用して物理的なアイテムをインターネットにつなげる技術です。

在庫管理の面では、これらのデバイスを使って商品や資材の場所や数量、状態などをリアルタイムで追跡することができるようになります。

たとえば、RFIDタグやスマートシェルフを利用することで在庫の入出荷や在庫量の確認を自動化し、正確な在庫情報を取得しミスを軽減することが期待されます。

AIを活用した需要予測の精度向上

AI(人工知能)は、大量のデータを解析し、パターンや傾向を把握して予測や意思決定を行う技術です。

在庫管理においては、AIを活用して過去の売上データや季節変動、マーケットトレンドなどを分析できるので、需要予測の精度が向上し在庫を最適に調整できるようになります。

小売業では、AIを活用することで過去の販売データや天候情報、顧客の購買履歴などを綿密に分析し、需要の変動パターンを把握できます。

例えば、特定の商品が特定の天候条件下でよく売れるという傾向をAIで捉えることが可能です。

これにより、需要の予測精度を高め適切な在庫水準を維持しながら顧客に必要な商品を提供することができます。

IoTとAIの活用によって、在庫管理がより効率的で正確なものへと進化しています。リアルタイムなトラッキングや高度な需要予測によって、ビジネスの競争力を向上させることができるでしょう。

キャムマックスは在庫管理システムとしても活用できるクラウドERPシステム

キャムマックスは在庫管理については、EC・卸・店舗の受注を集約して処理が出来たり必要な機能が標準搭載されているため、オンプレミスのようにカスタマイズを必要としません。

またクラウド形式のため、サーバやネットワーク機器の導入と管理が不要。インターネット環境があればどこでも利用できるためリモートワークにも最適な次世代型のERPサービスです。

ECや実店舗を展開する小売や卸売、製造業など様々な業種において導入実績があり、おかげさまで日本トレンド社調査『中小企業向けERP 機能充実度No.1』に選ばれました。

キャムマックスでは、以下のような管理機能や連携が可能です。

在庫照会

倉庫/店舗/商品カテゴリなど、ざまざまな切り口で在庫を検索や出荷可能/確保中/移動中/不良品/入荷予定の発注残、過去の時点の在庫数も検索が可能。どこに何がいくつあるかが正確に把握できること、そしてそれがリアルタイムに反映されます。

在庫移動

複数個所の在庫を一元管理、移動中ステータスによる正確な在庫管理、バーコードによる入出庫作業に対応。自社で管理している倉庫はもちろん、外部委託倉庫や店舗、部署などあらゆる保管場所を登録できます。

在庫調整

棚卸の在庫誤差を記録、見本や販促品などを他勘定振替など破損や紛失、自家消費などで手動で在庫を増やしたり減らしたりしたい場合の在庫調整が可能。棚卸の在庫誤差を実地在庫に合わせて記録したり、 見本や販促品などを他勘定に振り替えも出来ます。

セット商品

入荷時に組立てる運用と出荷時に組立て、セット商品の受注と同時にセット子商品の在庫を確保、セット商品と子商品単体の販売でも同じ在庫を管理するため売越や欠品を防止ができ、組立に必要な部品・商品の在庫数・不足数・発注数を自動で計算し、発注データの作成まで行えます。

入出荷

ハンディーターミナルやスマートフォンとバーコードリーダーを利用したモバイルピッキング、在庫評価は「総平均法」「移動平均法」「先入先出法」など自由に選択が可能です。

棚卸

棚卸箇所や棚卸対象条件の指定、棚卸結果の取込機能、棚卸状況確認/棚卸承認機能により、在庫差異の調査・分析にかかる時間も削減が期待できます。

外部WMS連携

3PL(委託倉庫)や自社倉庫など複数倉庫の円滑な運営、入出荷データの自動連携と手動連携が可能、さらにEC、店舗、卸、倉庫の在庫データをリアルタイムに一元管理が可能です。

セキュリティ環境

キャムマックスは世界最高水準の強固なセキュリティを誇るAWS(アマゾンが提供するクラウドコンピューティングサービス)環境下で稼働しています。

また、キャムマックスはSSL/TLS方式を採用しており、通信データを暗号化していますので安心してご利用いただけます。

まとめ

高齢化と人口減少による人材不足に課題を感じ、業務効率化を推進する企業様が増えています。

そのような中、在庫管理システム導入により活路を見出したい企業様の力になるべく、私たちはオンプレミス並みの機能の充実さとクラウドの手軽さを兼ね備えたソフトウェア開発を継続してきました。

これまで私たちは良質なソフトウェアとカスタマーサクセスを通じて、お客様のよりよい未来を描くお手伝いをさせていただきました。

そしてこれからもクラウドERP『キャムマックス』をブラッシュアップさせることにより、1社でも多くの企業様が販売管理・在庫管理の不満から解消されることを目指して、私たちの挑戦は続きます。

FAQ（よくある質問）

Q1. 在庫管理システムを導入することで、どのようなメリットがありますか？

A：まずコストの削減が期待できます。適切な在庫レベルを維持することで過剰在庫を減らし、保管コストや廃棄コストが削減されます。

また、システムによって業務が自動化されるため手作業でのミスが防げ効率的な運用が可能です。さらにリアルタイムで在庫状況を把握できるため、仕入れのタイミングや数量を適切に判断でき無駄なコストも抑えられます。

Q2. クラウド型の在庫管理システムの利点は何ですか？

A：クラウド型在庫管理システムは、どこからでもアクセスできるという大きな利点があります。インターネット環境があれば自宅や外出先でもリアルタイムで在庫情報にアクセスできるため、リモートワークにも適しています。

サーバーやネットワーク機器の管理が不要で、システムの保守や管理やメンテナンスのためにスタッフを用意する必要もありません。

さらにデータがクラウド上に保存されるため、バックアップやセキュリティ対策が充実しており安心して運用することができます。

Q3. 在庫管理システムとアナログ管理の違いは何ですか？

A：アナログ管理では、在庫管理は手作業で行われ棚札やエクセルを使用して情報を記録することが一般的です。この方法は人的ミスが発生しやすく、特に在庫数の誤記入やエクセルへの入力ミスによる誤差が生じることがあります。

一方、在庫管理システムは全てのデータが自動的に管理されるため、保存エラーやファイル・データの紛失といったヒューマンエラーを防ぎ、正確な在庫情報をリアルタイムで把握することができます。業務の効率化にもつながり、短時間で多くの処理をこなすことが可能になります。

Q4. 過剰在庫や在庫不足のリスクを防ぐ方法はありますか？

A：過剰在庫や在庫不足のリスクを防ぐためには、在庫管理システムのアラート機能などが便利です。また、過去の販売データや市場動向をもとに今後の需要を予測し、最適な在庫量を設定することができます。

これにより必要なタイミングで適切な量の商品を確保でき、過剰在庫によるコストの無駄や、在庫不足による機会損失を防ぐことが可能です。

また、リアルタイムの在庫管理も併せて行うことで、即時に在庫状況を把握して柔軟に対応できる体制を整えることができます。

Q5. 在庫管理にIoTやAIを導入するメリットは何ですか？

A：在庫管理にIoTやAIを導入することで、業務の効率と正確性が大幅に向上します。IoTデバイスを利用すれば、目視によるカウントを行う必要もなく在庫商品の状態や数量をリアルタイムで監視し、入出庫の際の情報を自動でシステムに反映させることができます。これにより人的ミスを防ぎつつ、より正確な在庫管理が実現します。またAIを活用することで、過去のデータや市場動向を分析し需要予測の精度が向上します。