在庫管理の改善方法と効果｜業務効率化の成功事例3選

在庫管理とは？業務効率化の鍵を握る重要なポイント

在庫管理とは、在庫が不足して販売機械ロスを起こさないため、また逆に、在庫過多で在庫の保管などにかかるコストを増加させないために、適正な在庫量を維持するための管理を指します。

在庫管理を効率的かつ効果的に行うには、在庫管理システムの導入・活用がおすすめです。

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在庫管理でよくある悩みとその原因

在庫管理は日々大量の在庫情報を取り扱うため、複雑になりやすい業務です。

在庫管理でよくある悩みを事前に理解しておき、どうすれば効率的な在庫管理が行えるかを考えましょう。

データと実際の在庫数が合わない

在庫数が多くなるほど、データ上の在庫数と実際の数が合わないことがよく起こります。

在庫数を記入する際の記入漏れや、商品名や数を誤って記載してしまうことが原因となり、データと実際の在庫数に乖離が生まれます。

そして、実店舗だけでなくECサイトも含めた在庫管理も行う場合は、数が合わない可能性がさらに高まるでしょう。

在庫数が合わないと、ECサイト上に欠品商品を掲載してしまう場合や、取り寄せ対応に時間がかかる場合があり、業務に支障をきたしてしまいます。

正確な数の発注ができない

在庫数が把握できないと、発注管理にも影響を及ぼします。

残りの在庫を基準に発注のタイミングや量を決めるのが一般的ですが、管理表の数が正確でなかったり、リアルタイムに数が把握できなかったりすると、適切な発注を行えません。

発注が多すぎると在庫の余剰を生み出してキャッシュフローの悪化や利益率の低下に繋がります。逆に、発注が少なすぎると受注に対応できず機会損失に繋がりますので、こうした事態を避けるためにも、適切な在庫管理は重要です。

属人化・人手不足

在庫管理業務は在庫の管理方法や保管場所の決め方など、定型化しにくい業務が多いため属人化しやすいといえます。

例えば、倉庫のスペースに余裕が無い場合は、入荷ごとに在庫の位置を変更するフリーロケーションを採用することが多いですが、特定の社員しか保管場所が分からないということに繋がりかねません。

さらに、少人数の企業では在庫管理を担当する人員を確保できない人手不足の問題も頻出する課題です。

在庫管理の改善方法

在庫管理の改善方法には業務手順の見直しやツールの導入などがあります。

ここでは、コストをかけずに始められる方法や、多少コストがかかっても大幅に効率化できる方法など、複数の手法を紹介しますので、自社の状況に合わせた改善策の立案に役立ててください。

現状の在庫数を把握する

現状の在庫数を把握しやすいように工夫すれば、在庫管理業務の効率化に繋がります。

倉庫内の在庫数を把握するには、在庫の保管場所を厳密に管理することが有効です。

在庫の保管場所を決めるロケーションの方法には固定ロケーションとフリーロケーションがあり、固定ロケーションは商品ごとに決められた場所に保管する方法、フリーロケーションは保管場所を流動的に決める方法を指します。

商品の場所をあらかじめ定めている固定ロケーションを採用することで、現状の在庫数をある程度目視で把握することも可能です。

適切な在庫数の基準を設定する

残りの在庫数を基準として発注タイミングを設けることで、在庫の余剰や不足防止が期待できます。

事前に設定した在庫数を下回ったタイミングで発注することを定量発注方式と呼び、在庫数を適切に保つことで、在庫余剰によるロスや欠品による機会損失の防止に繋がります。

ただし、需要に応じて在庫数の調整がしにくい点がデメリットであるため、商品によっては発注方法を柔軟に検討することが重要です。

属人化をやめる

属人化をやめることで誰でも一定の水準以上の在庫管理業務を行えるため、長い目で見て業務の効率化に繋がります。

在庫管理業務が属人化してしまうと、急な欠勤や退職に伴う他の社員への負荷や、引き継ぎ直後の業務効率の悪化は避けられません。

誰でも在庫管理業務を行えるよう、業務手順のマニュアル化や、扱いやすいシステムを導入するといった施策は、リスクヘッジにもなるためおすすめです。

ハンディーターミナルを利用する

ハンディターミナルを利用することで、在庫管理表への入力業務の効率化とミスの防止に繋がります。

データ上の在庫数と実際の数が合わない最大の原因は、記入漏れや誤った情報を入力してしまうことです。

入出荷時や受注時にハンディターミナルからシステムへの入力を行えば、記入時のミスを防ぐことができます。また、システムへの入力時間も削減することができるため、業務効率化にも繋がり、売上拡大のためのコア業務に時間を使うことが可能です。

在庫管理システム・クラウドERPの導入

在庫管理システムやクラウドERPを活用して在庫管理を行えば、正確な在庫数のタイムリーな把握や在庫情報入力の効率化が実現できます。

在庫をクラウド上のシステムで管理することで、入力や確認といった作業が複数人同時にどこからでも行えるため、在庫の情報を最新に保てます。

さらに、レジとの連携機能があるシステムを導入することで、POSデータを自動的に在庫数に反映させて入力業務の自動化も可能です。

成功事例：在庫管理で業務を大幅に効率化した3つの企業事例

キャムマックスは在庫管理機能を備えているクラウドERPです。

キャムマックスを在庫管理に活用することにより、売上機会の拡大や在庫の余剰・不足による機会損失の防止に繋がります。

ここでは、実際にキャムマックスを導入して在庫管理を改善した事例を3つご紹介します。

製造業での改善事例

自動車部品を製造しているA社では、自社の複数の倉庫と協力会社の倉庫で在庫管理を行っていました。

それぞれの拠点で在庫管理を行っていたため、以前は入出荷情報や在庫の有無を各担当者へ電話やメールで確認しなければならず、非常に手間がかかっていたそうです。

さらに、在庫管理担当者はこうした問い合わせに追われてしまうため、業務負担が大きく残業が増えることも課題でした。

しかし、キャムマックスを導入したことで手元のPCやスマートフォンからいつでも在庫情報を確認できるようになったため、在庫管理担当者は管理業務に集中でき、残業時間の削減も実現しました。

実店舗＋ネット通販での改善事例

焼き菓子の販売をしているB社では、実店舗とECサイトの2つの販売チャネルを持っており、それぞれで在庫管理を行っていました。

そのため、実店舗で売り上げた商品をECサイト管理システムの在庫数に反映させる作業に手間がかかり、漏れや情報更新の遅れが発生していました。

その結果、あるはずの商品を欠品扱いにしてしまい、機会損失が発生する場合もあったそうです。

しかし、キャムマックスを導入し、POSデータとECサイト上の受注データを自動的に連携させられるようになり、実店舗とECサイトそれぞれで販売されたタイミングで、即座に在庫情報に反映できる仕組みを構築しました。

エクセル管理からの移行の改善事例

電子部品を製造するC社では、在庫管理をエクセルで行っていましたが、取り扱う商品の種類の数が多く、ピッキングの作業効率に課題がありました。

倉庫内の棚の数は数百以上であるため、ロケーションの確認が必須となりますが、エクセルの検索性の低さや処理の遅さ、複数人で同時に確認や入力がしにくいことからピッキングの効率が悪かったそうです。

しかし、キャムマックスを導入したことで、検索スピードの向上や、どこからでも在庫情報の確認ができる仕組みを構築し、ピッキング作業の大幅な効率化に繋がりました。

また、ハンディターミナルと連携させることで、ピッキング作業だけでなく出荷作業も非常に効率化させることに成功しました。

在庫管理システムを活用するメリットと効果

在庫管理システムを導入・活用することで、次の4点のメリットが期待できます。

在庫管理を効率化できる

在庫管理システムがなければ、人手によって管理を行わなければなりません。

これでは、時間も手間もかかり、さらにミスも起きやすいため、非効率です。

在庫管理システムを活用すれば、集計作業などは自動で行なってくれるため、在庫管理を省力化・効率化することが可能です。

コストを削減できる

上記のように、在庫管理システムの導入によって、人が在庫管理にかける時間や手間を省けるため、人件費の削減につながります。

また、適正在庫をキープできれば、余分な在庫を保管するためにスペースを割く必要もなくなり、管理スペースも節約できます。

リアルタイムに在庫数を把握できる

在庫管理システムがない場合、在庫を確認するタイミングは、店舗などの営業後や始業前などに限られてしまいます。一日に何度も正確な在庫数を確認することは非現実的です。

一方、在庫管理システムを導入していれば、いつでもシステムにアクセスするだけで、リアルタイムの在庫数を確認することができます。

需要予測の実現につながる

在庫管理システムに蓄積された過去のデータを分析することで、大まかな需要予測が可能になります。また、繁忙期を予測することもできます。

より正確な需要予測を望む場合は、BIなどのデータ分析ツールを導入して連携することで、需要予測の精度を高められます。在庫管理システムにデータを蓄積することが、需要予測を行うための土台作りになるのです。

キャムマックスで実現する在庫管理の業務改善

キャムマックスはハンディターミナルやPOSレジ、ECサイト管理システムと連携ができるため、在庫情報の入力作業の削減が可能です。

さらに、複数の店舗や倉庫、外部委託の倉庫なども拠点として登録できるため、販売拠点や販売チャネルが多い企業でも、在庫管理を一元的に実施して、業務効率化による売上拡大を見込めるでしょう。

FAQ（よくある質問）

Q1. 在庫管理の効率化を図るには、どのような方法がありますか？

A：在庫管理を効率化するためにはシステム導入が非常に有効です。システムにより在庫情報をリアルタイムに把握することで、手動の集計作業が省けます。

また、入出荷時のデータ入力を正確に行うためにハンディターミナルを活用することも効果的です。

Q2. 在庫数がデータと合わない原因は何ですか？

A：主な原因は記入ミスや漏れ、複数チャネルでの在庫管理、そして発注ミスです。

特に手作業での入力ではミスが発生しやすく、実店舗とECサイトなど複数の販売チャネルを運営している場合、それぞれの受注・販売情報や在庫データが適切に連携されていないとズレが発生します。

Q3. 在庫管理の属人化を防ぐためにはどうすればよいですか？

A：業務手順を標準化したマニュアルを作成したり、在庫管理システムを導入することをおすすめします。

システムを使えば在庫データをリアルタイムに誰でも共有することが可能です。

また、在庫情報にロケーションを入力することで在庫の位置や場所も一目でわかるので管理業務の属人化を防ぐことができます。

Q4. 在庫管理システムを導入するメリットは何ですか？

A：在庫情報をリアルタイムで管理できるのでデータのズレが発生しにくくなります。

これにより業務効率が向上することでコスト削減につながります。

また適正在庫を保つことで管理コストが削減され、スペースの有効活用が可能になります。

Q5. 在庫管理システムとPOSシステムの連携による利点は何ですか？

A：在庫管理システムとPOSシステムを連携させると、販売データが即座に在庫数に反映されるので常に正確な在庫情報を確認できます。

これにより欠品や過剰在庫のリスクを低減できます。またリアルタイムで販売動向を把握できるため、売れ筋商品や在庫過多の商品にも迅速に対応できます。